Cara Menggunakan Telepon Kantor dengan Baik dan Benar!

Penting untuk mengetahui bagaimana cara menggunakan telepon kantor dengan baik dan benar. Apalagi untuk kamu yang sedang bekerja di sebuah kantor. Dengan memahaminya, kamu akan mendapatkan dukungan komunikasi yang efektif di lingkungan kerja tersebut.

Tidak hanya menjelaskan bagimana cara menggunakannya, Haxina juga akan membagikan informasi menarik lainnya seputar telepon kantor. Seperti jenis-jenisnya, fiturnya, hingga tips-tips berguna lainnya. Yuk langsung saja simak pembahasan lengkap berikut ini!

Jenis-Jenis Telepon Kantor

Jenis Telepon Kantor

Perlu kamu ketahui bahwa ada beberapa Jenis Telepon Kantor yang umum digunakan. Contohnya seperti:

1. Telepon Analog

Telepon Analog merupakan tipe model klasik yang umum ditemukan pada kantor-kantor konvesional. Alasan menggunakan Telepon Analog adalah mudah digunakan. Kekurangannya adalah sangat terbatas dari segi fitur yang bisa digunakan.

2. Telepon IP (VoIP)

Telepon IP adalah telepon kantor berbasis internet yang menggunakan koneksi jaringan untuk melakukan suatu panggilan. Di era sekarang, banyak perusahan modern yang menggunakannya.

Salah satu alasan kenapa memilih Telepon IP adalah hemat biaya dan mendukung panggulan internasional. Secara fitur juga lebih lengkap daripada telepon analog.

3. Softphone

Softphone adalah aplikasi telepon kantor di komputer atau smartphone yang secara langsung terhubung dengan sistem kantor. Jenis telepon ini semakin populer karena fleksibilitasnya.

Cara Menggunakan Telepon Kantor

Setelah mengetahui apa saja jenis-jenisnya, kamu juga harus mengetahui bagaimana cara menggunakan telepon kantor yang baik dan benar. Berikut pembahasan lengkapnya!

1. Cara Menggunakan Telepon Kantor untuk Melakukan Panggilan Keluar

Cara melakukan panggilan keluar dengan telepon kantor sangat mudah. Begini langkah-langkahnya:

  • Pastikan telepon kantor kabelnya sudah terhubung ke sumber listrik dan jaringan telepon.
  • Angkat gagang telepon atau bisa juga tekan tombol call.
  • Muncul nada dial yang akan terdengar dengan bunyi tut..tut..tut
  • Lanjutkan dengan memasukan nomor telepon yang ingin kamu hubungi, biasanya diawali dengan kode akses “0” atau “9”
  • Tunggu sampai panggilan tersambung

Bagaimana sangat mudah bukan cara menggunakan telepon kantor untuk melakukan panggilan keluar? Cukup ikuti langkah-langkah tersebut, jika sudah selesai jangan lupa untuk mengakhiri panggilan dengan menekan tombol end call dan meletakan gagang teleponnya ya!

2. Cara Menggunakan Telepon Kantor untuk Menerima Panggilan

Menerima panggilan masuk dengan telepon kantor sangat mudah. Kamu hanya perlu mengangkat gagang telepon saja. Setelahnya, lanjutkan dengan berkomunikasi. Jika sudah selesai, akhiri panggilan dengan meletakan gagang telepon atau tekan tombol end call.

3. Cara Menggunakan Telepon Kantor untuk Meneruskan Panggilan

Jika penelpon membutuhkan bantuan untuk diteruskan panggilan ke orang selain kamu yang berada di kantor, kamu bisa mengikuti langkah-langkah ini!

  • Tekan Tombol Transfer pada Telepon Kantor
  • Masukan Nomor Tujuan
  • Setelah itu, klik tombol Transfer lagi untuk meneruskan panggilan.
  • Selesai

Dengan memahami 3 cara menggunakan telepon kantor ini, kamu akan mendapatkan dukungan komunikasi yang lebih efektif di lingkungan kerja. Jadi harap pahami dengan baik ya!

Tips Menggunakan Telepon Kantor Agar Efektif

Kamu perlu mengetahui juga tips menggunakan telepon kantor agar komunikasi yang terjadi semakin efektif. Berikut tips-tipsnya!

1. Gunakan Bahasa yang Sopan

Saat sedang berbicara melalui telepon kantor, pastikan untuk menggunakan bahasa yang sopan. Akan lebih baik lagi jika menggunakan nada bicara yang halus kepada penelpon. Tujuannya untuk menciptakan komunikasi yang kondusif.

2. Tidak Tergesa-gesa

Saat berbicara, pastikan santai dan jangan tergesa-gesa. Tujuannya agar penelpon bisa menangkap apa yang kamu katakan dengan baik. Sehingga tidak perlu repot mengulang untuk menjelaskannya kembali.

3. Hindari Percakapan yang Tidak Relevan

Pastikan Kamu dan Penelpon membahas hal yang relevan dengan kantor. Jangan bahas hal atau kepentingan di luar itu karena sudah menyalahi aturan penggunaan telepon kantor.

4. Pahami Semua Fitur Telepon Kantor

Terakhir, kamu harus paham dan mengetahui apa saja fitur yang terdapat pada telepon kantor. Dengan memahaminya kamu akan jadi lebih mahir dan bisa menggunakan telepon kantor dengan baik.

FAQ Section Cara Menggunakan Telepon Kantor

1. Apa Saja Jenis Telepon Kantor yang Sering Digunakan?

Jenis Telepon Kantor yang sering digunakan adalah Telepon Analog, Telepon IP (VoIP), dan Softphone yang langsung terintegerasi dengan sistem kantor.

2. Bagaimana Cara Menggunakan Telepon Kantor untuk Hold Panggilan?

Cara menggunakan telepon kantor untuk Hold panggilan sangat mudah. Kamu hanya perlu menekan tombol “Hold” yang tersedia sesuai dengan berapa lama panggilan tersebut ingin kamu tahan. Setelah itu lepaskan untuk menelpon dengan normal kembali.

3. Apa Itu Transfer Panggilan Pada Telepon Kantor?

Transfer Panggilan adalah sebuah fitur pada telepon kantor yang berfungsi untuk memindahkan panggilan ke pihak lainnya. Untuk melakukannya, cukup klik tombol transfer, masukan nomor tujuan, dan klik tombol transfer lagi untuk memulai pemindahannya.

4. Bagaimana Cara Menggunakan Telepon Kantor untuk Mute Panggilan?

Caranya sangat mudah, cukup tekan tombol mute. Setelah itu, secara otomatis suara mikrofon akan hening dan tidak bisa merekam suara apapun.  Klik tombol mute sekali lagi untuk mengembalikan telepon ke mode normal. Kamu bisa melanjutkan panggilan seperti biasanya lagi.

5. Apakah Telepon Kantor Memiliki Fitur Voicemail?

Telepon Kantor memiliki fitur Voicemail yang berfungsi untuk merekam pesan suara jika panggilan tidak terjawab. Ini menjadi salah satu fitur yang penting pada telepon kantor.

Penutup

Nah itulah pembahasan lengkap mengenai Cara Menggunakan Telepon Kantor dari Haxina. Semoga informasi yang kami bagikan bermanfaat dan bisa menambah wawasan kamu untuk lebih paham tentang kegunaan, jenis-jenis, dan fitur-fitur yang ada pada telepon kantor.

Baca Juga: Panggilan Ditahan Apa Artinya?

Tinggalkan komentar